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電車遅延で出勤に遅れる場合のメール連絡はどうする?文例をご紹介。

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最近発生する様々な要因での電車遅延。朝の出勤時から駅構内でのアナウンスを聞いてウンザリする方も多いのではないでしょうか?

雪や強風や台風、大雨や事故などで電車は遅れてしまうという事がありますよね。



そんな時、会社などへの連絡をする場合には電話が基本ですが、そもそも通勤時間帯は込み合っていますので電話ができる様な状況でもことも事実。

メールで済ませるとスマートにできそうですよね。

今回の記事では、電車遅延時のビジネスシーンでのメールについてご紹介します。




電車遅延時の会社へのメールはどうする?文例をご紹介

電車の遅延によって遅刻をしてしまいそうな時には、できるだけ迅速に連絡をする事が大切です。

まずは連絡するときに気を付けべきポイントをご紹介します。


メール報告時に気を付けるポイント

仕事で自分が遅れたことによる影響を考えておくことが重要です。

そのため次の点をメールで伝えるようにすると相手が動きやすくなります。

・出発できる予測の時間
・現在の状況
・現在地

これは伝えておく事でもしも取引先などから連絡があった際にも、社内の人が対応をしやすくなる為というのがあります。

状況を伝える際には、トラブルの内容などを一緒に伝えると良いでしょう。

メール報告の文例

どのようなメールを上司、または同僚へ送ると良いのか具体例を挙げてみましょう。

・詳細版

件名:電車遅延により遅れます (名前)

(上司の名前)さん
おはようございます。(自分の名前)です。
出勤途中に、○○線の○○駅付近で発生した列車事故の影響の為、全線不通になっております。
現在△周辺に停車中なのですが、〇時開通予定とのことで出社が遅れます。
申し訳ございません。
本日〇時に□□社より電話がある予定になっている為、対応をお願いしたいのですが資料は社内○○にて保管しておりますのでご確認をお願いします。
ご迷惑をおかけしますが、ご対応よろしくお願いします。
状況に変化がありましたらまたご連絡いたします。
(署名)

このような内容で良いかと思います。


・簡潔版

「おはようございます。

現在○○線○○駅付近で起きた列車事故により、△付近に電車が停車中の為□時まで不通となっていますので、遅れそうです。」

「状況が変わりましたらまたご連絡します。」

最悪でもこれくらいの内容は上司に伝えておくというのは社会人としてのマナーでしょう。

メールをする前には電話をトライ

メール文例をご紹介しましたが、基本的には遅刻の連絡は、電話が基本です。

ベテランのビジネスパーソンの動きを見ると電話連絡を入れている光景は誰しも見たことがあるのではないでしょうか。

ですからどうしても連絡ができない様な場合には仕方ありませんが、事前に電話をするという事が大切です。

一番良い方法は、一度電話をして会話ができない場合にメールを送るという対応ではないでしょうか。また、いくら電車の遅延と言っても信用を失ったり、会社によっては遅刻によるペナルティがあったりするかもしれません。

この場合、電車の遅延の場合には鉄道会社から遅延証明書が発行されていますので提出すると、考慮してもらえる会社が多いようですので、必ず駅改札で遅延証明書を取得するようにしておきましょう。

忘れてしまった場合も7日から鉄道会社によっては、最長35日間は乗車券や定期券などの乗車を証明する物を提示すると発行してもらう事ができますよ。

ちなみに海外では遅延証明書はなかなかめずらしいようです。
次にご紹介する動画では、日本の電車遅延によるビジネスパーソンの対応や遅延証明書について、海外の方の面白い反応が見れますよ!

参考)海外の反応 日本しかない!?遅延証明書の存在を知った世界が衝撃!


電車の遅延が原因でも周りへ迷惑が掛かっているという事を理解する事が必要

今回の記事では、電車遅延で仕事に遅れる場合のメール対応についてご紹介しました。

電車の遅延は自分の責任ではありませんが、例えば、一本早めの電車に乗っていれば遅刻は無かったかもしれませんよね。そんな遅延による遅刻であっても、社内の仲間は貴方が居ない時間フォローしてくれているわけですから、迷惑をかけている事には変わりありません。

ですから、会社の人たちにはしっかりとお礼を言う事を忘れない様にしましょう。



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神奈川県在住の1児のアラフォーパパです。
気が付けばサラリーマン生活ももうすぐ20年。
IT業界ドップリ、途中ちょっとカフェでバリスタもやってみたりと、異色のキャリアを経て現在に至ります。
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