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ついつい疎かになる年賀状の保管にはファイルにまとめるのがオススメ!最近はアプリを利用する方法も効果的。

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老若男女問わず、お正月の楽しみの一つはやっぱり年賀状を確認することですよね。

職場の上司や同僚、学生時代の友人からはもちろん、普段会う機会の無い遠方からの年賀状を見ると、やはり嬉しいものです。

一方で、一通り読み終えた後の年賀状は見返すこともほとんどないので、輪ゴムでくるんでデスクやキャビネットの奥底にしまっておいたり、はたまたズボラな方は段ボール箱などに適当にしまっているのではないでしょうか?

社会人生活も慣れてくることには、それなりの年賀状のやり取りが発生していつつも、毎年いざ住所を調べる必要が出てきたときに、肝心の年賀状がどこに分からなくなり慌てていないでしょうか?

学生ならまだしも、社会人ともなるとズボラな管理は相手に見透かされてしまうことも。

今回の記事では毎回年賀状の出す相手や、相手の住所の確認に手間取ったりする方向けに、年賀状の効果的な整理方法について紹介していきます。




年賀状の整理、保管はどうするべき?


なんとなく年賀状を受け取ってそのまま積み重なっている方も多いと思いますが、どれくらいの期間保管しておくべきかを考えると、一般的に2~3年分を保存すれば困ることはありません。

特に気を付けておくべきポイントは住所変更があったかどうか、だけです。

なので、2~3年よりも古い年賀状は思い切って処分することをオススメします。

また、それくらいの期間の年賀状の量であれば保存場所にも困ることはありません。

処分するときに気を付けるべきポイントは?

年賀状を処分するときに気をつけたいのが、昨今何かを敏感になってきている「個人情報」です。

氏名や住所はもちろん、中には家族全員で写っている写真なども該当します。これらの情報が流出しないよう、シュレッダーにかけて処分するようにしましょう。

シュレッダーがないというご家庭もあるかと思うので、その場合にははさみ型のシュレッダーや個人情報を隠すスタンプなどが文房具としてあるので、これらを利用しましょう。

ちなみに我が家は、はさみ型のシュレッダーと自動シュレッダーを使ってみて、最終的には自動のシュレッダーを活用しています。

手で頑張って切るのはやはり疲れてくるので、最終的にこの自動のシュレッダーに落ち着きました。



保管しておくべき年賀状は?

基本的に過去2~3年分を保管しておきますが、中には取っておいたほうが良い年賀状もあります。

慶事や弔事に関するものですね。

・「結婚や出産など、お祝いの報告を兼ねたもの」
・「喪中はがき」

これらは、失念すると礼を失してしまいますので、保管しておくものとしてピックアップしましょう。

もちろん、離れて暮らす親、学生時代の親しい友人など、思い出として保管しておきたいもの。これらは保管できるスペースと相談しながら保存しておくようにしましょう。

また、これらはいざ住所を調べるときに確認しやすい方法で保管しておくと年末に年賀状を書くときに非常に捗ります。

年賀状はファイリングがおすすめ方法

年賀状の保管期間に解説してきましたが、続いては実際にどのように保管するべきか?についても触れていきます。

a.クリアファイルやバインダーなどでのファイリング方法


年賀状の保管方法としておすすめなのが、「ファイリング」です。

文房具店や100均ショップで売っているクリアポケットタイプのファイルを利用すれば、簡単に収納できます。また、名前や住所も見やすいので、いざ住所を確認したいという時にも便利です。

年賀状を整理するのにバインダーを利用してファイリングをする方法もあります。パンチで穴を開けてファイリングすればOKです。

ちょっと手間がかかるかもしれませんが、氏名や住所はもちろん、めくれば裏に書かれたメッセージも確認することができるので、整理には最適です。

ファイリングを行う際には、名前の並び順、仕事や学生時代の友人などのカテゴリーに分けて分類することで、いざ確認するときに探しやすくなります。

デジタルデータでの保管方法


パソコンソフトやスマホのアプリを使った年賀状作成は一般的にになっていますが、じゃあ、これらでデジタル保存・管理してみては?ということでそんな方法もあります。

エバーノートを使ってスマホで年賀状を撮影すれば、そのままデータとして取り込むことができます。

年賀状の表裏両面をデータとして保管したい場合は、MultiSnapというアプリケーションを使えば1つのノートに保管することができます。

冒頭に触れた「筆まめ」や「筆ぐるめ」といったはがき作成ソフトを使えば、もらった年賀状を画像データとしてソフトに付属の住所録に紐付けて管理することもできます。はがき作成ソフトやスキャナの準備が必要ですが、画像データと宛名が一括で管理できるので非常に便利です。

年賀状保管のまとめ

今回の記事では、年賀状の保管について紹介しました。

ついつい年賀状は、輪ゴムでくるんでデスクやキャビネットに雑にしまいがち。いざ住所を調べたいときに、いちいちひも解いてしまい手間がかかってしまいます。

何年も保管をすると場所を取ってしまいます。

このため、

・2~3年分の年賀状できっぱり捨ててしまう。
・クリアポケットタイプのファイルやバインダーを利用して、名前順やカテゴリー別に分類して保管する

というのがおすすめです。

また、最近ではスマホアプリを活用してエバーノートやはがき作成ソフトを利用すれば、場所をとらずに保管することができ、検索も簡単です。

一度読むとなかなか見返すことのない年賀状ですが、情報を探しやすい形で保管したておくと、毎年の年賀状書きも気がラクですね!

ぜひ、試してみてはいかがでしょうか。



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神奈川県在住の1児のアラフォーパパです。
気が付けばサラリーマン生活ももうすぐ20年。
IT業界ドップリ、途中ちょっとカフェでバリスタもやってみたりと、異色のキャリアを経て現在に至ります。
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